传真机发传真无需预先切换特殊模式，只要设备通电、纸张充足、线路畅通，即可直接操作发送。具体而言，用户只需将文件正面朝下放入进纸口，通过控制面板准确输入对方传真号码（含区号），确认无误后按下“发送”或“开始”按钮——机器随即自动完成拨号、握手、扫描与传输全过程；若对方为自动应答传真机，通常3秒内即可建立连接；若需人工确认，则待对方回应后再启动发送。整个流程依托国际通用的ITU-T T.30协议实现标准化通信，符合国家通信主管部门对传真设备的技术规范要求，操作逻辑清晰、步骤稳定可靠，广泛应用于政务、医疗、金融等对文件时效性与法律效力有明确要求的场景。
一、文件放置与纸张准备
务必确保待传文件平整无折痕，纸张类型需匹配传真机规格，常见为A4或Letter尺寸的普通复印纸或专用热敏纸。放入进纸口时，文字面必须朝下、顶端先行插入，这是由传真机内部扫描路径决定的关键细节；若放反或歪斜，极易导致图像倒置、内容截断甚至卡纸。同时检查进纸通道是否有残留碎屑或旧纸屑，可用干燥软布轻拭导纸轮，避免因摩擦力异常影响进纸稳定性。
二、号码输入与连接确认
输入传真号码时须完整包含区号（如北京需输010开头）及国际前缀（如发往日本需加0081），不可省略任何一位数字。部分机型支持缩位拨号或地址簿调用，建议将常用号码预存至内存，既提升效率又降低误拨风险。拨号后，机器会发出“嘟—”音并显示“DIALING”，此时应静待3–5秒——若屏幕显示“CONNECTED”或持续蜂鸣提示，则表示线路握手成功；若出现“NO ANSWER”或“BUSY”，可启用自动重拨功能（多数机型默认开启，间隔30秒重试3次）。
三、发送执行与结果验证
按下“发送”键后，传真机启动高精度CCD扫描，以200×200dpi标准分辨率逐行采集图像，并通过G3协议压缩编码，经电话线以9.6kbps速率传输。全程约需20–60秒（视页数与图像复杂度而定）。发送完毕，设备自动打印《传输报告》，明确标注时间、对方号码、页数、传输状态（SUCCESS/FAILED）及错误代码（如“NG 322”代表远程忙音）。务必保留该回执单作为法律凭证，尤其在合同、公文等正式场景中。
四、异常处理与日常维护
若连续两次发送失败，首先核查本机外线是否被其他设备占用（如分机电话正在通话），其次确认对方传真机是否处于关机或缺纸状态。日常使用中，每半月清洁一次扫描玻璃板与进纸辊，避免灰尘导致图像条纹；每月至少运行一次自检程序（长按“停止”键3秒触发），校准传感器灵敏度。这些操作均在用户手册中有明确指引，符合GB/T 19881-2005《传真机通用规范》的维护要求。
掌握这套标准化流程，即可高效完成每一次传真任务，兼顾合规性与实操性。